Au titre des articles 12, 13 et 14 de la législation RGPD, nos entreprises ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE vous informent de manière transparente sur l’utilisation qui est faite des données personnelles traitées.
Nos données et les données hébergées dans nos logiciels SaaS sont situés dans des datacenters français ou en Union Européenne certifiés ISO27001, notamment OVH®.
1. Responsables de traitement conjoint
ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE
2. Finalités
ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE
Gestion de la relation avec les clients potentiels
Gestion de la relation précontractuelle
3. Données traitées
Identités, coordonnées de contact, fonction professionnelle
4. Destinataires et provenances éventuelles
Seuls la Direction et le personnel en relation avec les clients potentiels sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon) ou en provenance de partenaires spécialisés
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5. Durées de conservation
La durée maximale de conservation des données est fixée à 3 ans après inactivité de la relation avec le client potentiel.
6. Base légale
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel de nos clients potentiels repose sur l’exécution de mesures précontractuelles ou à défaut le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut nos intérêts légitimes en tant qu’éditeur de logiciels et prestataire de services.
1. Responsables de traitement conjoint
ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE (qui est une filiale d’ALTEREO)
2. Finalités
Gestion de la relation-client, la comptabilité, la facturation, le support-client (voire le support auprès des prestataires de nos clients) et de la maintenance.
3. Données traitées
Identités, coordonnées de contact, fonction, données de facturation éventuelles, questions/réponses sur des problématiques.
4. Destinataires et provenances éventuelles
Seuls la Direction, le service comptabilité et le personnel en relation avec les clients sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données de clients potentiels avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce ou d’un salon).
5. Durées de conservation
5 ans après la fin de la relation contractuelle. Les pièces comptables nominatives seront conservées au maximum 10 ans après émission.
6. Base légale
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciels et prestataire de services.
1. Responsables de traitement conjoint
ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE (qui est une filiale d’ALTEREO)
2. Finalités
Gestion de la relation précontractuelle
Gestion de la faisabilité, des chiffrages éventuels et des migrations
3. Données traitées
Tout type de données possibles, notamment des identités, des coordonnés de contact, des références et des informations concernant les contrôles d’installations d’assainissement non collectif ou de branchements à l’assainissement collectif. Après accord du client potentiel concerné, nous sommes susceptibles de d’anonymiser les données voire supprimer des colonnes inutiles.
4. Destinataires
Seul le personnel en relation avec les clients potentiels et les techniciens concernés peuvent accéder aux données fournies.
5. Durées de conservation
Les données sont supprimées à la fin du besoin opérationnel.
6. Base légale
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur des mesures précontractuelles ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciels et prestataire de services.
1. Responsables de traitement conjoint
ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE (qui est une filiale d’ALTEREO)
2. Finalités
Gestion de la relation contractuelle
Gestion des imports et des migrations
3. Données traitées
Tout type de données possibles, notamment des identités, des coordonnées de contact, des références et des informations concernant les contrôles d’installations d’assainissement non collectif ou de branchements à l’assainissement collectif. Après accord du client potentiel concerné, nous sommes susceptibles d’anonymiser les données voire supprimer des colonnes inutiles.
4. Destinataires et provenances éventuelles
Seul le personnel opérationnel concerné peut accéder aux données fournies. Nous signalons que les données peuvent être enrichies par les données des prestataires de nos clients.
5. Durées de conservation
Les jeux de données d’import reçus sont supprimés selon les délais contractuels ou à défaut 1 an à la fin du besoin opérationnel en vue de conservation de pièces probatoires.
6. Base légale
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciels et prestataire de services.
1. Responsables de traitement conjoint
Le client est le responsable du traitement. ALTEREO INFORMATIQUE agit en tant que sous-traitant de maintenance.
2. Finalités
Gestion de la relation contractuelle
Gestion de la maintenance
3. Données traitées
Une copie des données peut être transférée dans nos locaux si nécessaire. Se reporter à la rubrique « DONNÉES VISUALISEES PAR NOS EQUIPES TECHNIQUES LORS DES INTERVENTIONS DE MAINTENANCE OU DE SUPPORT-CLIENT » pour en savoir plus.
4. Destinataires
Une copie des données peut être transférée dans nos locaux si nécessaire. Se reporter à la rubrique « DONNEES VISUALISEES PAR NOS EQUIPES TECHNIQUES LORS DES INTERVENTIONS DE MAINTENANCE OU DE SUPPORT-CLIENT » pour en savoir plus. Nous signalons que nos logiciels peuvent transmettre des données au trésor public dans le cadre de certains projets où notre structure est missionnée pour le faire. Toutefois dans le cadre de l’accompagnement à mieux utiliser nos logiciels, nos formateurs peuvent aussi accéder aux données de nos clients qui le consentent.
5. Durées de conservation
Nos clients, en tant que responsables de traitement, sont responsables de la durée de conservation des données hébergées dans les logiciels ON-PREMISE. Dans ce cadre, nous signalons la présence de fonctionnalité de suppression au sein de nos logiciels.
6. Base légale
La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur l’exécution de la relation contractuelle ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciels et prestataire de maintenance ou à défaut l’intérêt légitime du client concerné.
ALTEREO INFORMATIQUE minimise au strict nécessaire l’accès aux données de ses clients. Toutefois, en vue d’opérations de maintenance, ALTEREO INFORMATIQUE (en tant que responsable de traitement de la maintenance et du support-client pour ses logiciels SaaS et en tant que sous-traitant pour ses logiciels ON-PREMISE) peut accéder à des échantillons de données appartenant à ses clients, lorsque l’anonymisation ou le cryptage des données ne suffit pas pour opérer. Seuls les techniciens concernés par la maintenance ou le personnel concerné par le support-client peuvent accéder aux échantillons de données. Les échantillons de données éventuellement enregistrées sont détruits immédiatement après la fin de l’opération de maintenance. La base juridique de l’utilisation et du traitement des échantillons de données repose sur l’exécution du contrat ou à défaut sur l’intérêt légitime de nos clients ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’éditeur de logiciels et prestataire de services. Conformément aux préconisations de l’autorité de contrôle CNIL, ALTEREO INFORMATIQUE s’engage à :
Enregistrer la nature et le détail des interventions effectuées dans une main courante ;
Respecter le secret professionnel et la confidentialité des données ;
Prendre les garanties de cybersécurité nécessaires pour ses interventions (VPN SSL, https, certificat TLS, mots de passe complexes…).
Pour être informé sur l’utilisation des données personnelles traitées, se reporter à la Politique de confidentialité accessible lors de l’inscription à l’application.
Des données personnelles (adresse IP, login, pages visitées, navigateurs utilisés, actions majeures effectuées) sur les utilisateurs de nos logiciels et applications sont collectés par ALTEREO INFORMATIQUE en tant que responsable de traitement dans le cadre de nos applications SaaS ou applications mobiles et en tant que sous-traitant dans le cadre de nos logiciels installés de manière ON-PROMISE. La finalité de ce traitement est la gestion de la traçabilité des actions effectuées ainsi que l’analyse des risques de sécurité. Seuls les techniciens concernés sont habilités à avoir accès aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée 6 mois. Les données peuvent être transmises à un client concerné par une problématique de sécurité. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur :
L’exécution d’un contrat ;
Ou défaut le respect d’obligations réglementaires applicables, notamment celles de la CNIL ;
Ou à défaut nos intérêts légitimes en tant qu’éditeur de logiciels.
Des données personnelles (identités, fonctions, émargements, données de satisfaction et d’évaluation) sur les participants à nos formations sont collectés par ALTEREO INFORMATIQUE ou ALTEREO en tant que responsable de traitement. La finalité des traitements est l’organisation de sessions de formation, le suivi, la facturation associés et l’amélioration continue de nos formations. Seuls le personnel administratif concerné, les managers concernés ainsi que les formateurs concernés sont habilités à avoir accès aux données enregistrées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 5 ans après la fin de la relation contractuelle et à 10 ans pour les pièces comptables nominatives. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur :
L’exécution d’une relation contractuelle ;
Ou défaut le respect de toute obligation légale ou réglementaire applicable ;
Ou à défaut nos intérêts légitimes en tant que centre de formation.
Un système de listing-partenaire (potentiel ou actif) a été mis en place par ALTEREO INFORMATIQUE ou ALTEREO qui sont les responsables du traitement conjoints. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, fonction, téléphone, email…) est la gestion de la relation-partenaire. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons nos partenaires que nous sommes susceptibles d’enrichir nos données avec des informations publiques. La durée de conservation des données personnelles est fixée à la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou notre intérêt légitime en tant qu’entreprise.
Nos clients et nos interlocuteurs professionnels (fournisseurs, institutionnels, partenaires, …) sont susceptibles de recevoir nos communications informatives ou commerciales par e-mail, téléphone ou courrier. Dans ce cadre, un système de lettre d’information ou de listing d’invités peut être mis en place par ALTEREO INFORMATIQUE et ALTEREO qui sont les responsables du traitement conjoints. Vous pouvez signaler à dpo@altereo.fr que vous ne souhaitez plus recevoir nos communications ou, s’il y a lieu, modifier votre consentement éventuel via les indications contenues dans les messages. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, adresse, fonction, téléphone, email, …) est la diffusion d’actualités voire d’offres commerciales ou la gestion organisationnelle et promotionnelle d’événements. Seuls la Direction et le personnel opérationnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous signalons que, dans de rares cas, nous sommes susceptibles d’enrichir nos données d’invitation avec des informations publiques (par exemple du registre du commerce) et de transférer des données à des sociétés externalisés d’organisation d’évènements. La durée de conservation des données personnelles est fixée à 3 ans après inactivité détectée de la relation avec les invités ou les abonnés. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur le consentement des interlocuteurs concernés ou à défaut sur notre intérêt légitime en tant qu’entreprise ou à défaut sur l’intérêt légitime de la personne concernée.
Un système d’émargement peut être mis en place par ALTEREO INFORMATIQUE ou ALTEREO qui sont les responsables du traitement conjoints. La finalité de cet enregistrement qui contient des données personnelles (nom, prénom, signature, téléphone, email) est la gestion de la traçabilité de la participation et la facilitation des comptes-rendus. Seuls la Direction et le personnel concerné sont habilités à avoir accès aux données communiquées ou enregistrées. Nous informons que nous sommes susceptibles de transférer des données à des partenaires concernés tels que des institutions, des élus et des financeurs. La durée de conservation des données personnelles est fixée par les cahiers des charges éventuels des financeurs ou à défaut par la fin du besoin opérationnel. La base juridique de l’utilisation et du traitement des données à caractère personnel repose sur notre intérêt légitime.
Votre CV, lettre de motivation éventuelle ainsi que tous les autres documents ou données fournis lors d’une candidature (spontanées ou non) à un emploi ainsi que les données éventuelles fournies par les anciens employeurs sont collectés par ALTERGIE (2 AV MADELEINE BONNAUD 13770 VENELLES – SIREN 494867534), ALTEREO et ALTEREO INFORMATIQUE qui sont les responsables du traitement conjoints en vue d’évaluer l’adéquation d’un profil professionnel par rapport à un poste éventuel à pourvoir. Seuls la Direction ainsi que les managers et le personnel concernés par le recrutement sont habilités à avoir accès aux données communiquées. La durée maximale de conservation des données est fixée à 2 ans après inactivité de la relation avec le candidat. Le fondement juridique de l’utilisation et du traitement de vos données à caractère personnel repose sur votre consentement ou à défaut votre intérêt légitime en tant que demandeur d’emploi ou à défaut notre intérêt légitime en tant que recruteur. Nous signalons que nous sommes susceptibles de transférer des profils-candidats à des partenaires institutionnels ou des clients concernés voire des prospects concernés ainsi que des structures exerçant des activités similaires, connexes ou complémentaires. Nous signalons que nous sommes susceptibles d’enrichir notre base de données candidats avec des informations publiques (notamment de CVthèque) ou de partenaires ainsi que de réseaux sociaux professionnels.
Nous informons aussi que des informations sur nos interlocuteurs de tout type (clients, fournisseurs, partenaires, …) sont susceptibles d’être transférées à des partenaires de résolution de litige ou de contrôle : avocats externalisés, cabinets comptables et RH externalisés, institutions… En application des lois européennes et de la loi du 6 janvier 1978 (relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés), vous disposez des droits d’accès, de rectification, de limitation, de portabilité et de suppression de vos données personnelles ainsi que du droit d’opposition à leur traitement pour des motifs légitimes. Vous pouvez exercer l’ensemble de ces droits par email à l’adresse dpo@altereo.fr, ou courrier postal adressé à Service DPO, 2 AV MADELEINE BONNAUD 13770 VENELLES. Vous disposez par ailleurs, des droits de retirer à tout moment vos consentements et d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment sur son site internet www.cnil.fr.
